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Les entrepreneurs ont longtemps considéré l’externalisation comme une stratégie réservée aux grandes entreprises, mais la technologie en a fait un outil plus accessible pour les petites entreprises – et pour certaines petites entreprises, l’externalisation a eu un impact puissant sur leur croissance, leur productivité et leurs résultats.
“De plus en plus de petites entreprises délocalisent ces tâches de nos jours parce que la technologie a évolué au point que les professionnels peuvent travailler de n’importe où dans le monde, couplée à la disponibilité et à l’accessibilité de professionnels extrêmement qualifiés qui ont décidé ou ont été contraints de quitter le monde de l’entreprise, [tels que] les assistants de direction virtuels, les directeurs marketing, les graphistes, les transcripteurs, les parajuristes, les concepteurs de sites Web, les consultants en ressources humaines, les comptables, les directeurs des relations publiques, les spécialistes des TI, et la liste est longue », dit Sparks. «Ces pigistes se joignent à nous en tant que sous-traitants et épargnent au propriétaire de petite entreprise le fardeau de payer les frais généraux associés aux charges sociales et aux charges sociales telles que l’assurance maladie et l’indemnisation des accidents du travail, ainsi que les contraintes d’espace que la croissance d’une entreprise en interne peut présenter.»
Faire les premiers pas vers l’externalisation peut prendre beaucoup de temps, mais trouver le moyen de développer votre entreprise avec l’aide de professionnels externes peut offrir des gains d’efficacité et des économies d’échelle. «Les entrepreneurs progressistes réalisent le pouvoir imparable de l’externalisation pour gérer les aspects de leur entreprise qui sont essentiels mais n’ont tout simplement pas de sens pour eux de les traiter personnellement», explique David Walsh, entrepreneur et auteur de Source Control , un livre électronique sur l’efficacité l’externalisation des petites entreprises. “Les petites entreprises, augmentées par un bassin mondial de capital humain, peuvent rivaliser directement avec les plus grands acteurs de leur espace et gagner.”
Quand externaliser
Pour chaque entreprise, le bon moment pour externaliser est différent. Certaines entreprises ont du personnel interne pour gérer les activités quotidiennes, mais peuvent avoir besoin d’aide extérieure pour entreprendre de nouveaux projets qui ne nécessitent pas un autre employé à temps plein. Lorsque vous et vos employés actuels n’êtes pas en mesure de gérer les activités quotidiennes de votre entreprise et de développer l’entreprise de manière satisfaisante, il peut être temps d’envisager l’externalisation. Pour Tonya Thomas, présidente de The Small Office Assistant , le bon moment était quand elle a réalisé que même si elle voulait que son entreprise se développe, elle n’avait pas le temps dans sa journée pour poursuivre cette croissance.
“Au début, j’avais l’impression d’être la seule personne capable de faire le travail efficacement; je voulais contrôler tout”, explique Thomas. “Mais je voulais que mon entreprise se développe et pour ce faire, j’ai dû abandonner et commencer à déléguer.” Lâcher prise a porté ses fruits: la première année où elle a commencé à recourir à des sous-traitants pour l’aider à supporter sa charge de travail, Thomas a doublé les revenus de son entreprise.
Pour les très petites entreprises, Sparks recommande l’externalisation dès le début. Elle suggère de commencer avec un comptable et un assistant virtuel, et de développer l’équipe à partir de là. Dans sa propre entreprise, Sparks passe maintenant des contrats avec un comptable virtuel, un concepteur de sites Web, un écrivain fantôme, un graphiste, un assistant exécutif et un chef de projet.
Externalisation Les
chances sont que vous sous-traitez déjà certaines tâches commerciales, telles que l’administration de la paie ou les antécédents et les vérifications judiciaires pour l’emploi. Et de nos jours, presque toutes les tâches peuvent être externalisées, avec autant de professionnels qualifiés quittant le monde de l’entreprise pour travailler en tant que pigistes ou sous-traitants. Cependant, ce n’est pas parce que vous pouvez sous-traiter une tâche que vous le devriez.
“Ne sous-traitez pas quelque chose simplement parce que vous ne voulez pas le faire”, explique Jim Lanzalotto, directeur de Scanlon Louis , une société de marketing et d’externalisation stratégique. “Parfois, il y a des choses que vous ne voulez pas faire, mais elles sont importantes pour votre cœur de métier.”
Avant de choisir les tâches que vous pouvez exploiter, examinez attentivement votre entreprise et déterminez vos forces et vos valeurs. “Les petites entreprises doivent identifier leurs compétences et capacités de base et concentrer leurs propres activités de R&D, de gestion des talents et de ressources sur le meilleur de leur industrie”, explique Marc Resnick, Ph.D., consultant en petites entreprises et directeur de l’Institut pour Innovation technologique à la Florida International University. “Externaliser n’importe quel aspect de [ces tâches] serait une grosse erreur car ils cesseraient d’offrir tout ce que leurs propres clients ne pourraient pas trouver ailleurs. Une petite entreprise qui se concentre sur la conception de produits ne devrait donc pas externaliser quoi que ce soit lié au développement de sa conception interne. talent ou leurs activités de conception.
Les types de tâches les mieux externalisées se répartissent en trois catégories générales, selon Gregg Landers, directeur de la gestion de la croissance chez CBIZ MHM , le huitième plus grand fournisseur de services comptables et commerciaux du pays. Ils incluent:
* Expertise hautement qualifiée ou exécutive. Par exemple, vous n’avez peut-être pas besoin de payer le salaire d’un directeur financier, mais vous pouvez demander à une personne de niveau directeur financier de venir plusieurs fois par mois pour fournir une analyse financière et s’assurer que le comptable tient bien les livres, explique Landers.
* Tâches hautement répétitives. Les comptes créditeurs, la saisie des données et les stocks d’expédition pourraient entrer dans cette catégorie.
* Connaissances spécialisées. “Un exemple pourrait être le support informatique pour votre système comptable ou votre réseau”, explique Landers. “Il se peut que vous ne puissiez pas vous permettre ou avoir besoin d’un informaticien à temps plein, et il est plus facile de passer à un fournisseur externalisé avec les bonnes compétences à mesure que vos besoins informatiques évoluent.”
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Trouver les bons entrepreneurs
Avant de remettre les rênes, assurez-vous de travailler avec le bon partenaire. Bien que la technologie facilite beaucoup plus que par le passé la recherche de prestataires externes fiables et compétents, le processus de sélection est toujours d’une importance vitale. Un bon point de départ est votre propre réseau; demandez à d’autres propriétaires d’entreprise ou à votre comptable, avocat ou banquier s’ils peuvent recommander un fournisseur offrant les services dont vous avez besoin. Les réseaux en ligne comme LinkedIn et Twitter permettent d’étendre facilement vos réseaux personnels et de demander des recommandations.
En l’absence d’une bonne recommandation d’un ami ou d’une connaissance, il existe d’autres options. Thomas a localisé des prestataires externes en plaçant des annonces sur un site Web de travail à domicile et en soumettant des demandes de propositions à des organisations professionnelles professionnelles. Lanzalotto dit que bien que les chambres de commerce locales ne puissent généralement pas recommander un fournisseur plutôt qu’un autre, une association professionnelle ou un groupe professionnel recommandera souvent le bon partenaire pour vos besoins.
Un certain nombre de services en ligne tels que oDesk , BidModo et eLance servent de marchés virtuels aux entrepreneurs et aux propriétaires d’entreprise pour se connecter et commencer des relations de travail. Jack Groetzinger, co-fondateur de SeatGeek.com , une société basée à Manhattan qui prévoit les prix des billets pour les événements sportifs et musicaux, travaille régulièrement avec des entrepreneurs via oDesk pour recueillir des photos et collecter des données sur les prix des billets. Avec sept employés à plein temps, SeatGeek travaille maintenant avec des entrepreneurs dispersés des Philippines à Pine Bluff, Ark., Et Aurora, Colo. Lors de l’ embauche de pigistes , Groetzinger dit qu’il accorde la plus grande attention aux commentaires qu’ils ont reçus d’autres employeurs.
«Trouver le bon fournisseur signifie avoir accès aux bonnes informations sur les entrepreneurs potentiels», explique Zack Fuentes, PDG de BidModo. Les sites d’externalisation vous permettent généralement de voir comment les clients précédents ont évalué le travail des fournisseurs potentiels, ainsi que les profils détaillés des fournisseurs.
Que vous utilisiez une place de marché sur le Web, une référence personnelle ou un consultant en jumelage personnalisé, la clé pour identifier le bon entrepreneur est de savoir exactement ce que vous recherchez.
«D’abord, identifiez exactement les mesures de performances qui sont importantes pour chaque tâche que vous souhaitez externaliser», explique Resnick. “Certains fournisseurs d’externalisation se concentrent sur la vitesse au détriment de la qualité ou vice versa. C’est très bien tant qu’il y a une bonne adéquation entre ce que veut la petite entreprise et ce que le [fournisseur] se spécialise. Mais de nombreuses petites entreprises ne réalisent pas qu’il existe de grandes différences entre les fournisseurs d’externalisation et de sélectionner les mauvais. Une conversation ouverte et claire avec les contractants potentiels concernant ces mesures clés de performance est essentielle. ”
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Faire fonctionner une
fois que vous avez trouvé un fournisseur, votre travail n’est pas encore terminé. Même après avoir vérifié les références, “n’ayez pas peur de consacrer un peu plus de temps à la création d’un contrat spécifique qui décrit exactement les performances attendues”, explique Resnick. “Utilisez des incitations pour motiver l’externalisateur à se concentrer sur ce qui est le plus important pour vous plutôt que sur ses propres préférences ou ses hypothèses sur ce que vous voulez.”
Communiquez clairement vos attentes et les étapes incluses dans le travail; ne présumez jamais que les entrepreneurs pensent ce que vous pensez. “Quand il y a un problème [avec le travail], je suis souvent le coupable, car mes instructions n’ont peut-être pas été assez claires”, explique Jeremy Belcher, propriétaire de FoxyMelody.com , qui a embauché de nombreux entrepreneurs via eLance. “Il est très important que les exigences et les attentes soient définies au début et que rien ne soit laissé à l’hypothèse.”

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Même lorsque vous énoncez clairement vos attentes, “il y aura une courbe d’apprentissage du côté du fournisseur”, ajoute Belcher. “Accrochez-vous. Le fournisseur ira mieux et vous aurez la liberté de vous concentrer sur des tâches plus importantes.”
Votre dernière responsabilité en tant qu’externalisateur réussi est de prendre du recul, de renoncer au contrôle et de permettre aux nouveaux membres de votre équipe de faire le travail pour lequel vous les avez engagés. “Vous avez besoin d’une certaine confiance”, explique Resnick. “Si vous allez microgérer l’ensemble de votre sous-traitance, les économies d’attention de la direction et de temps qui constituent tout l’intérêt de l’externalisation sont perdues.”
Si vous avez l’habitude de tout faire vous-même, envisagez de déléguer la gestion des relations d’externalisation à un autre membre de votre équipe de direction, une décision qui pourrait vous aider à vous laisser aller, selon Resnick.

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